Hamburg, 29.09.2021 – How to Webinar in 2021? Webinare haben in Pandemie-Zeiten rapide zugenommen. Das Format ist für viele Unternehmen nicht mehr aus dem Marketing-Mix wegzudenken. Mit der zunehmenden Öffnung des Lebens außerhalb des Home-Office wird der Channel auf eine neue Probe gestellt. Wie trotz wiederkehrender On-Site Events der Qualitätsstandard bleibt und Registrierungen sowie Show Rate kein Problem werden, zeigen wir in diesem Beitrag.
Die Herausforderung, vor der Webinar-Veranstalter stehen
Webinare gibt es zurzeit wie Sand am Meer. Der Markt ist stark gewachsen. Zu jedem Thema gibt es virtuelle Präsentationen oder Experten-Runden. In Zeiten von Verboten und Einschränkungen für Messen sind Webinare die naheliegende Lösung. Neben der informativen Seite bieten sie im Arbeitsalltag aber auch regelmäßig einen willkommenen Break, etwas Abwechslung. Die lange berufliche Isolation im Home-Office schwindet absehbar wieder. Die Unternehmen trauen sich langsam zur Rückkehr ins Büro. Webinare waren oder sind aktuell auch ein Kanal des Kontaktes mit der Außenwelt.
Die langsamen, aber steten Öffnungsschritte stellen die Veranstalter und Hosts vor eine Herausforderung. Nämlich, wie halte ich die Registrierungsraten und Show-Rates für meine Webinare hoch und bediene dadurch den Wunsch meiner Kunden oder Stake-Holder? Auf der Gegenseite steht die Gier, der Wunsch aller, wieder auf On-Site Messen und Events zu sein. Damit einhergehend nicht mehr vor dem Bildschirm zu sitzen und realen Face-2-Face Austausch zu haben – mit mehr als den eigenen Kollegen – no offense an dieser Stelle für all die tollen Kolleg/innen da draußen.
Strategie und Best Practice – Zeit, sie neu zu erörtern
Klar ist, Webinare funktionieren und monetisieren. Das audiovisuelle Format spricht einen Großteil der Teilnehmer/innen nachhaltig an und sorgt für eine gute Erinnerungs-Ratio. Am Ende ist das entscheidend für die vertriebliche Welle, die im Anschluss an die virtuellen Sessions zu den Registrierten schwappt.
Sobald sich der Markt für Messen und Events außerhalb der digitalen Welt wieder öffnet, werden die Show Rates und Registrierungen allgemein möglicherweise einen Dämpfer bekommen. Wie können Webinare ein etablierter Umsatztreiber bleiben?
Schritt 1: Time is money
Es wirkt offensichtlich und klar. Tatsächlich beginnt ein erfolgreiches Webinar mit der passenden Datierung. Konkurriert der Zeitpunkt mit Fachmessen? Was macht der eigene Wettbewerb? Wie verhält es sich mit landesweiten oder regionalen Ferienzeiten? All diese Elemente müssen in die Planung einfließen.
Schritt 2: Themenaktualität
Wir leben heutzutage in einer schnelllebigen Welt. Was heute Trend ist, kann entweder schnell zur Blase werden oder, morgen wieder out sind. Im HR-Bereich jetzt noch über Anpassungen wegen Corona zu sprechen, ist highly outdated. Um dem gezielt entgegenzuwirken, muss ich immer in Kontakt mit meinen Speakern und deren Unternehmen sein. Ich muss den Markt beobachten und die Trends kennen und verstehen. Dabei gilt, das jeweilige Thema der Events so spezifisch wie nötig, aber so generisch wie möglich zu halten. Dann biete ich die optimale Fläche zum Andocken spannender Vorträge. Ein inhaltlicher Mehrwert für die Teilnehmer/innen entsteht.
Schritt 3: Kannste sabbeln, kannste sabbeln
Bei mehr als einem Vortrag pro Event macht ein/e Moderator/in Sinn. Jemand bietet einen verbalen Rahmen und kann rhetorisch saubere Intros, Überleitungen und Q&As machen. Idealerweise kann die Person auch noch mehrere Sätze geradeaus sagen, ohne dabei ein „äh“, „öh“, „ehm“ an das nächste zu reihen.
Dazu gilt, seinen Moderationstext vorzubereiten kann absolut hilfreich sein. Bitte vermeide es, abzulesen. Das machen Nachrichten-Sprecher/innen mit einem Teleprompter. Unterm Strich: achte auf den Sprachrhythmus, sei gedanklich im Thema und im Raum – dann ist schon viel geschafft.
Schritt 4: Die Customer-Experience
Kunde ist (nur) der, der zahlt – hier nicht. Eure Speaker/innen kommen einmal, wenn sie es kennenlernen wollen. Sie kommen wieder, wenn der Prozess vom Onboarding, über den Dry-Run bis zur Live-Veranstaltung gut sind. Letztlich entscheidend sind die Registrierungen. Wer ist dabei gewesen? Damit ein Unternehmen erneut einen Slot bucht, müssen die Registrierungen im Ziel sein.
Somit ist der zweite Kunde, den es zu überzeugen gilt, der Teilnehmer. Diese brauchen Anreize, Touchpoints, eine gute Argumentation. Sie bezahlen bereits mit ihrer Zeit. Dafür muss es einen guten Gegenwert geben. Dazu muss eine nahtlose Kommunikation gehören. Hole die Teilnehmer immer wieder ab, und sie nehmen sich am Event-Tag eher die Zeit. Lass sie stehen, und sie erwidern den Gefallen.
Schritt 5: Nach dem Event ist vor dem Event
Die Webkonferenz ist im Kasten, die Aufzeichnung ist geschnitten und ausgeliefert. Alles gut, vielen Dank – nicht ganz.
Sollte es nicht bei einem virtuellen Event bleiben sollen, bieten sich Hinweise auf zukünftige Daten an. War die Erfahrung gut, wird sich hier eventuell der nächste Kalender-Blocker gesetzt. Die Leute bleiben im Loop und fallen nicht, wie sonst, unten aus dem Funnel raus.
Fazit
Das Ganze ist kein Hexenwerk. Die Liebe zum Detail macht den Unterschied. Aus der Flut an Webinaren oder Webkonferenzen auf dem Markt lässt sich viel abschauen und lernen. Somit kann der Prozess stets von innen heraus verbessert werden. Eine noch ausführlichere Darstellung, was es zu beachten gilt, gibt es hier.
Für alle, die auf dem Feld digitaler Events unterwegs sind, haben wir eine Lösung. Es gibt die Option des Speaker Slots oder des Event-Sponsors. Gleichermaßen können wir auch ein Corporate-Event gestalten. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.
